Entre el hogar, el hotel y el parque temático: cuando la oficina quiere hacerte feliz

Adaptarse al trabajo híbrido. Buscar la salud mental de los trabajadores. Favorecer la colaboración entre empleados. Ofrecer espacios bellos y con diseño. Crear sentimiento de pertenencia. Estos son algunos de los nuevos objetivos de las oficinas, espacios de trabajo cuyas dinámicas han cambiado de la noche a la mañana tras la pandemia y que buscan ahora un nuevo sentido con una máxima: responder a las necesidades de la empresa haciendo feliz al trabajador.

“La pandemia marcó un antes y un después de cara a los trabajadores”, señala María José García, responsable de ESG en Gesvalt. Por un lado, el teletrabajo pasó a ser una realidad y, hoy en día, “en más del 70% de las empresas el trabajador mantiene el teletrabajo, lo que ayuda a proteger el espacio de tiempo personal”. Por otro lado, el foco de la atención pública se ha colocado sobre la salud mental de los empleados, “lo que ha hecho que las empresas creen espacios orientados en este sentido”.

En 2021, el Instituto Nacional de Estadística (INE) preguntó por primera vez a los españoles por el teletrabajo. La Encuesta sobre equipamiento y uso de tecnologías de información y comunicación en los hogares concluyó en el ejercicio post-Covid que un 17,6% de los trabajadores españoles había teletrabajado en los últimos tres meses. Este porcentaje cayó al 14% en solo un año y en 2023 se situó en el 13,8%.

“La pandemia marcó un antes y un después de cara a los trabajadores”, señala María José García, responsable de ESG en Gesvalt

Aunque a la baja, el teletrabajo parece haber llegado para quedarse y las oficinas se adaptan a esta nueva forma de trabajo en que, cada vez más, el trabajador escoge si quedarse en casa o buscar un espacio corporativo. Según datos de Cbre, los trabajadores españoles van de media casi tres días a la semana a la oficina, frente a los 1,8 días a nivel europeo.

A escala global, la media también es de 1,8 días a la semana en la oficina. La mayoría de las corporaciones optan por un modelo de trabajo híbrido. Sólo un 11% se decanta por el trabajo 100% en remoto y apenas otro 10% se decanta por un modelo 100% presencial. De forma general, la ocupación se mantiene estable entre lunes y jueves, mientras que la presencialidad cae casi un 70% los viernes.

“Estamos revisando las tendencias de teletrabajo hacia un modelo híbrido basado en tecnología y espacios que den respuesta a la forma de trabajar de cada empresa, de cada equipo, de cada individuo”, señala Leyre Octavio de Toledo, directora ejecutiva de Arquitectura y Occupier Solutions en Savills. “Es un hecho que tras la pandemia los propietarios de los edificios están intentando ser aliados de los ocupantes de cara tanto a atraer talento como a conseguir que los empleados vuelvan a las oficinas”, agrega Fernando Arcos, Head of Occupier Representation de Cushman&Wakefield.

Hace tiempo que los cubículos y los espacios grises desaparecieron de las oficinas, pero si los trabajadores pueden escoger hoy si quedarse en casa o ir a la oficina, estas deberán ser cada vez más atractivas, incorporando elementos del hogar o, incluso, del diseño de hoteles. Según David Moreno, director de Business Development en Oficinas de Cbre, los edificios de oficinas deben tener un “propósito” y ser útiles para las empresas y los ocupantes.

“Los propietarios de los edificios están intentando ser aliados de los ocupantes de cara tanto a atraer talento como a conseguir que los empleados vuelvan a las oficinas”, dice Fernando Arcos, de Cushman&Wakefield

“No se trata de construir un espacio para trabajar, sino de diseñar una experiencia de usuario parecida a la del sector hotelero (resort management) que inspire, atraiga y retenga el talento -agrega Moreno-; se trata de diseñar estratégicamente un entorno y una activación en función del perfil (social, cultural, generacional, formativo y de género) de los empleados y de las empresas, ofreciendo espacios para cada necesidad en cada momento: concentración, socialización, bienestar y colaboración”.

A juicio de Philippe Jimenez, director general de IWG en España, el espacio de trabajo ha evolucionado considerablemente para adaptarse a las necesidades de los profesionales, quienes valoran cada vez más la flexibilidad. “Esta transformación ha llevado a que las oficinas actuales se asemejen más al entorno hogareño, pero con la integración de tecnología avanzada y la capacidad de colaboración entre compañeros”, explica.

Las nuevas oficinas de la cadena de restauración Vicio incorporan espacios comunes y zonas de ocio y lúdicas.

Gimnasios, zonas de concentración y espacios ‘mindfulness’

¿Qué espacios son imprescindibles hoy en una oficina? “Los espacios comunes son el pilar de todo, pues favorecen las relaciones interpersonales y generan cultura empresarial y sentido de pertenencia”, dice la responsable de ESG de Gesvalt, que agrega también que los espacios han cambiado la “luminosidad” y la existencia de “menores barreras”, ya que “un entorno más libre redunda en productividad”.

Octavio de Toledo advierte que no existe una receta para todas las empresas y todos los activos, pero explica que los usuarios demandan zonas exteriores, espacios de trabajo donde sentirse como en casa, work-cafés, donde la cafetería es un apoyo flexible que sirve para comer, para trabajar, o para realizar eventos de compañía, y espacios de colaboración, que no necesariamente responden al modelo clásico con mesa de reunión.

“Tradicionalmente, los espacios de colaboración daban soporte a los espacios individuales, pero cada vez más son los espacios individuales los que dan soporte a los espacios de colaboración, sobre todo en compañías que trabajan bajo metodologías ágiles o por proyectos, en los que los equipos se dimensionan según las tareas”, desarrolla.

Miguel Fernández, director de Tétris en España, explica que “los servicios más solicitados por los trabajadores son gimnasios, restaurantes y espacios de concentración, sin embargo, la oferta actual continúa siendo escasa en estos aspectos”. En su opinión, las oficinas pueden inspirarse en los espacios hoteleros. “Y es que cuando un cliente o empleado accede a cualquier tipo de espacio (oficinas, residencial u hotelero) busca y aspira a un diseño que cree un espacio apetecible y el sector hotelero siempre ha ido por delante de cualquier otro sector: a través de lo que llamamos locomotora del diseño, el hotel siempre ha buscado renovarse y adaptarse a las nuevas formas de pensar”, explica.

“Los servicios más solicitados por los trabajadores son gimnasios, restaurantes y espacios de concentración, aunque siguen siendo escasos”, señala Miguel Fernández, de Tétris

Fernando Arcos pone cifras a este cambio de uso de espacio en la oficina. “Es obvio que hemos visto una evolución del lay out en el que se están sacrificando puestos fijos por zonas colaborativas y salas de reuniones -dice-; en esta línea, la cantidad de espacio común en la oficina se ha duplicado en comparación con los niveles anteriores a la pandemia (40-50% frente a 20-30%), y la mayoría de los ocupantes (89%) ven la oficina como un lugar para la creatividad, la innovación y un punto de encuentro planificado”.

Tradicionalmente el impacto de las zonas comunes de un edificio de oficinas apenas superaba el 20%, ya que los activos no contaban con servicios, según datos de Cbre. “Debido a la transformación actual, los propietarios están replanteando sus estrategias para elevar ese porcentaje”, señala David Moreno. Los espacios dedicados a despachos se reducen a la mitad y se consolida el uso de espacios abiertos y de colaboración: desde 2019, ha crecido la proporción de espacios en las oficinas enfocados a la colaboración y la interacción social y en la actualidad estas zonas representan de media un 44% del espacio total, frente al 24% de 2019.

Arcos agrega una característica más de las nuevas oficinas: no sólo deben ser bonitas, cómodas y divertidas, también deben ser sostenibles. “Es muy importante que hoy en día los edificios de oficinas cumplan con los estándares de sostenibilidad que necesitan los ocupantes -señala-; los mercados de oficinas de toda Europa corren el riesgo de que una parte significativa (76%) del stock de oficinas quede obsoleta a finales de la década, a menos que se tomen medidas ahora”.

“El trabajador busca, cada vez más, empresas con prácticas sostenibles”, dice María José García

La sostenibilidad no es sólo una necesidad del activo, sino también una demanda del trabajador. En este sentido, la responsable de ESG de Gesvalt añade otro elemento al cóctel: “el mercado laboral ha cambiado con la incorporación de la generación Z, que buscan otras formas de trabajar y que no buscan el máximo retorno económico, sino el balance entre vida personal y laboral y un entorno laboral en el que estén a gusto”. “El trabajador busca, cada vez más, empresas con prácticas sostenibles”, dice María José García.

“Es clave para las organizaciones atraer y retener el talento, por lo que las necesidades de los trabajadores deben estar en el centro de la estrategia -agrega el director de Business Development en oficinas de Cbre-; la búsqueda de momentos y espacios de socialización en las oficinas o la orientación de los activos al cumplimiento de los estándares de sostenibilidad impulsan la necesidad de replantear los edificios y dotarlos de las herramientas necesarias para cubrir las exigencias de la demanda”.

Sin embargo, el diseño no debe hacer olvidar que las oficinas deben reservar espacio a “elementos más pragmáticos como espacios para servicios complementarios: atención médica, servicios de correo y guarderías también contribuyen al bienestar de los empleados”, recuerda el director de Tétris en España.

“Los espacios de colaboración consumen una mayor superficie en planta y, por tanto, el metraje total necesario es muy similar al tradicional”, sostiene Leyre Octavio de Toledo, de Savills

Rentabilidad y densidad

No hay una relación directa entre la optimización del espacio y la necesidad de una menor superficie. “En general, los espacios de colaboración consumen una mayor superficie en planta y, por tanto, el metraje total necesario es muy similar al tradicional, aunque depende de cada empresa y del sector”, dice Leyre Octavio de Toledo, de Savills.

Según David Moreno, de Cbre, ofrecer una oferta de servicios adaptados y personalizados a las necesidades de sus ocupantes permite conseguir un incremento sustancial en las afluencias de los empleados a sus oficinas, una mejora de la ratio de eficiencia de ocupación de los espacios, un incremento de renta de cada metro cuadrado de superficie de oficina y un incremento del retorno de la inversión realizada.

Fernando Arcos coincide. “En muchos casos la simple presencia de todos estos servicios en los edificios hace que dichos inmuebles se alquilen por delante de aquellos que no cumplen esos requisitos e igualmente ayuda que las rentas sean lo más altas posibles -dice-; la gran mayoría de estos servicios están externalizados a terceros, quienes pagan una renta por ese espacio por lo que la rentabilidad no se ve afectada”.

Según Octavio de Toledo, la densidad es un reflejo de cada modelo. En su opinión, una firma jurídica que siga defendiendo un modelo de despachos y una apuesta más discreta por el teletrabajo, con presencialidad del 70%-80%), tendrá unos 18 metros cuadrados o 20 metros cuadrados por puesto de trabajo, mientras que en modelos tradicionalmente basados en la eficiencia de espacio, como sector servicios o tecnológico, que estuvieron muchos años en una media de 11 metros cuadrados por puesto, se adoptan hoy ratios de media de 14 metros cuadrados o 16 metros cuadrados por puesto al haberse “enriquecido sustancialmente el espacio de trabajo con áreas que fomentan la colaboración y la experiencia de empleado, pese a tener posturas más laxas ante la presencialidad”.