La historia de la oficina: del Antiguo Almirantazgo a Mountain View

La pandemia aceleró la enésima revolución de las oficinas. El concepto de oficina tradicional, donde prima el máximo aprovechamiento de los metros cuadrados por encima de la confortabilidad del usuario, ha dado paso a otro modelo, donde se apuesta por fomentar estándares de mayor espacio individual y colectivo, preeminencia de la luz natural, sostenibilidad, fomento de lacomunicación y una oferta generosa de servicios.

En este Insight, patrocinado por IWG, EjePrime repasa cómo se está transformando el segmento, qué buscan las empresas con los nuevos espacios de oficinas, cómo está siendo la transición y qué papel juegan los espacios de oficinas flexibles en el nuevo paradigma. 

Los empleados exigen ‘flexibilidad’ ante la vuelta a la oficina

Control y mando por parte de la gerencia, optimización de la productividad del trabajador, registro de los flujos de capital y una construcción de la cultura corporativa en base a las interacciones individuales. Sobre estos tótems reposa el sentido primario de las oficinas, que tiene su origen, en los términos contemporáneos de estos espacios, en la Italia del siglo XVI. 

El rinascimento vio proliferar el ejercicio del trabajo individual en un mismo espacio, como consecuencia de que los funcionarios gubernamentales, comerciantes y profesionales independientes empezaban a reunirse en palacios de gobierno y sus propia casas, que se fueron incorporando un lugar de oficinas y almacén. Estos primeros espacios de oficinas, además de reforzar el mando de la gerencia, también buscaban acercar a los trabajadores para fomentar una organización efectiva del trabajo y crear sinergias entre ellos, con el fin de ampliar el conocimiento.  

Este último aspecto, el de fomentar la interacción y el negocio en base al intercambio de información es la que propulsó las cafeterías como proto-oficinas en el Londres del siglo XVII. En 1663, la capital británica contaba con más de ochenta cafés que proporcionaban un lugar específico para el desarrollo de la actividad económica. Londres es también el sitio donde se impulsó un proyecto arquitectónico clave en la historia de la oficina: la Oficina del Antiguo Almirantazgo. El edificio, inaugurado en 1786, servía de punto de reunión a los oficiales navales y era donde los funcionarios podían administrar todos los procesos burocráticos relacionados con el tráfico comercial de la ingente estructura económica del imperio colonial. 

Con la llegada del siglo XX y los procesos de industrialización, el concepto de oficina evolucionó de forma definitiva, centrándose en la eficiencia de la organización y el control por parte de la gerencia, dos máximas que bien implantadas podían impulsar las sinergias con otras organizaciones empresariales con las que compartían ubicación. 

El economista Alfred Marshall apuntó a principios del pasado siglo cómo la presencia conjunta de empresas en el mismo sector en la misma área crearía una “atmósfera industrial” de “mutua confianza y conocimiento” capaz de sostener e impulsar a la industria local. Marshall señalaba que la “economía de la aglomeración” beneficiaba a las empresas como consecuencia de poder compartir recursos (input sharing), generar procesos de aprendizaje (knowledge spillovers) y el fomento de una agrupación del mercado laboral (labor market pooling). 

Con la adopción de las tesis tayloristas, basadas en la división de las tareas de los procesos de producción en pro de la eficiencia, el mundo de las oficinas vivió una auténtica revolución y la concepción de los espacios se adaptó bajo el ideal de la máxima productividad del trabajador. En 1905, en el norte del estado de Nueva York, en la ciudad de Búfalo, se erigió uno de los edificios más influyentes en la historia de los espacios de oficinas: The Larkin Building.

Diseñado en 1903 por Frank Lloyd Wright para la compañía de jabones Larkin Soap Company de Búfalo, el espacio se distribuyó en un núcleo interior de escritorios abiertos para oficinistas, con supervisores a lo largo del espacio anexo a las ventanas. La gerencia se ubicaba en el piso superior. The Larkin Building fue la síntesis de Wright de su visión modernista e influenciada por el taylorismo: la fijación en la racionalidad, el orden y la eficiencia.

A partir del Larkin, los edificios de oficinas fueron construyéndose en base a estos parámetros de eficiencia, pero, en paralelo, los avances tecnológicos fueron haciéndose hueco y redefiniendo las oficinas. Con la llegada de máquinas registradoras de la contabilidad, los cada vez mayores archivos y espacios de telecomunicaciones, se necesitaban espacios reservados y más inversión de capital para adaptar la oficina a las exigencias de unas economías cada vez más globalizadas. 

En la década de los noventa, época en la que se generalizó el uso de los ordenadores y la conectividad a Internet como parte esencial de la estructura organizativa de las compañías, las oficinas pudieron redefinirse, al poder liberar grandes espacios que hasta entonces eran ocupados por la maquinaría y los registros asociados a la actividad de la empresa. 

En paralelo a la penetración de la tecnología más avanzada dentro de la estructura de la oficina, también se incidió en potenciar la interrelación entre trabajadores con el fin de que sirviera como catalizador de un ecosistema repleto de intercambios de conocimientos, con el objetivo de potenciar la innovación. 

Un ejemplo paradigmático de esta filosofía es la sede de Google en Mountain View (California), Googleplex, inaugurada en 2004. La empresa tecnológica se puso a la vanguardia en el impulso de un espacio de oficinas donde, por encima del control de la gestión y la productividad del trabajador, se buscaba crear un ambiente de trabajo relajado, donde el trabajador pudiera expandir su conocimiento en base a las sinergias creadas con sus compañeros. Estas interacciones se enmarcan en espacios comunes que incorporan zonas de juegos, espacios de relajamiento que potencian la práctica del deporte y la vida saludable. 

La razón que esgrimió Google para concebir este nuevo espacio de oficinas fue la de fomentar la interacción física y social entre programadores informáticos e ingenieros que de otro modo no estarían predispuestos a socializar. Además, confiaban en aumentar la innovación, la creatividad y fomentar una actitud divertida, aspectos que también terminarían por repercutir en un imán para la captación de talento. 

Esta nueva concepción de la oficina, que en un principio se tildó de excentricidad por parte de Google, ha acabado por impulsar la enésima revolución de las oficinas. Los espacios de trabajo flexibles, que empezaron a despuntar en la segunda década de este siglo, ya incorporan la característica de la interrelación entre usuarios en su ADN y su éxito ha hecho que el modelo de oficinas abiertas, con lugares comunes donde socializar e incorporando servicios agregados adaptados a las necesidades de los trabajadores ya sea un concepto hegemónico en la concepción y diseño de las nuevas oficinas.