Jaque a la oficina con la vuelta al trabajo tras la pandemia

Especial 2021: el año de las fusiones

Varias veces retrasada ante una pandemia que no acaba de desaparecer, la vuelta a la oficina marca en enero de 2022 una nueva línea roja para evaluar la nueva forma de trabajar post-Covid. Desde su implantación prácticamente obligada en la primera mitad de 2020 con el estallido de la pandemia, el teletrabajo ha ido disminuyendo trimestre a trimestre conforme avanza el regreso a la normalidad gracias a la vacunación y la disminución de los contagios.

En el tercer trimestre de 2021, cerca de 1,6 millones de empleados trabajaron desde casa de forma habitual (entendido como más de la mitad de los días), según datos del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (Ontsi), dependiente de la Secretaría de Estado de Digitalización, a partir de datos del Instituto Nacional de Estadística (INE). Esta cifra representa el 8% de la población activa, el porcentaje más bajo desde el inicio de la pandemia.

En el segundo trimestre, el teletrabajo habitual se elevaba al 9,4% de la población activa, un porcentaje que ascendía al 10,3% en el caso del primer trimestre de 2020. La caída se observa no sólo en el teletrabajo habitual, sino también en los empleados que trabajan desde casa de forma ocasional, tasa que baja al 4,7% desde el 5,3% del trimestre anterior, después de varios periodos de crecimiento desde marzo de 2020.

A pesar del descenso, la adopción del teletrabajo habitual en España se consolida respecto a la era anterior al Covid. De hecho, la proporción de ocupados que teletrabajan en España se incrementa en más de tres puntos porcentuales sobre los que existían en diciembre de 2019, justo antes del estallido de la pandemia, que era del 4,8%.

La adopción del teletrabajo se consolida: el 8% de la población activa apuesta por esta modalidad

Los datos de Ontsi también analizan el teletrabajo desde la perspectiva de la empresa, aunque en este caso con datos del primer trimestre. El 85% de las grandes compañías permitieron a su plantilla trabajar desde su domicilio, frente al 72% de las medianas y el 46% de las pequeñas. Este diferencial se explica por “la brecha en la adopción de la tecnología digital a favor de las grandes empresas, así como la concentración de las pequeñas empresas en sectores menos susceptibles al teletrabajo” como el turismo, los restaurantes o los pequeños comercios. 

Las grandes tecnológicas 

La vuelta a la oficina tras el Covid de las grandes tecnológicas se ha convertido en un espejo en el que mirarse. Pioneras en la puesta en marcha del trabajo en remoto, Microsoft, Google, Apple, Facebook y Amazon apuestan ahora por un modelo híbrido en que la presencialidad se combine con el teletrabajo, al que los empleados no están dispuestos a renunciar.

Google, por ejemplo, ha aprobado dos días de teletrabajo para trabajadores de todo el mundo, aunque tres jornadas semanales se deben realizar en las oficinas de la compañía. Eso sí, con ciertas dosis de flexibilidad y, de hecho, la empresa se ha comprometido a estudiar de forma individual las peticiones para trabajar 100% en remoto. Según cálculos de la tecnológica, el 60% de los empleados elegirán volver a trabajar desde las oficinas, el 20% optará por un formato híbrido y, finalmente, el restante 20% por el teletrabajo permanente.

En todo caso, y entre los gigantes tecnológicos, que abanderaron el trabajo en remoto al inicio de la pandemia y apoyaron un nuevo modelo que en buena parte se sustenta en sus productos, las dudas han crecido en los últimos meses. “Queremos volver a una cultura centrada en la oficina”, señaló la pasada primavera el consejero delegado de Amazon, Andy Jassy. El gigante del comercio electrónico planea una presencialidad en la oficina de, como mínimo, tres días a la semana, aunque como en el caso de Google está abierto a analizar de forma individual caso por caso. 

Las grandes tecnológicas apuestan por un modelo híbrido que combina teletrabajo con presencialidad en la oficina

En Microsoft, a partir de enero la regla general será la del 50%, es decir, la mitad del tiempo en casa y la otra mitad de forma presencial. A pesar de todo, también está abierto a estudiar otro tipo de peticiones. Apple aún no ha comunicado su modelo definitivo, pero su consejero delegado, Tim Cook, ha dado a entender que defiende un modelo híbrido en que se combine el trabajo en la oficina con el desempeño en remoto. 

Cuatro modelos para el futuro 

En todo caso, el teletrabajo está suponiendo una revolución (pequeña o grande, ya se verá) sobre el futuro de las oficinas y los espacios de trabajo tal y como se conocían hasta ahora. Un análisis de BNP Paribas Real Estate, en colaboración con Arval Consulting, establece cuatro escenarios que han surgido a raíz de la pandemia.

Un primer enfoque consiste en establecer un conjunto de oficinas satélite en ubicaciones alternativas y potencialmente más económicas, en diferentes distritos de la ciudad, más cerca de los centros de transporte y hogares de los empleados. Se mantendría la sede principal de la corporación, ubicada idealmente en un distrito financiero central, pero se reduciría su tamaño, con un uso de espacios de forma flexible. Este modelo suele ser el idóneo en sectores como el financiero.

El segundo enfoque lleva al teletrabajo. La principal ventaja de este modelo es el coste, ya que se reduce al mínimo el espacio de oficinas y los costes inmobiliarios se limitan al alquiler ocasional de un espacio de coworking para las reuniones de equipo. En este modelo de trabajo prima la flexibilidad, pues los empleados pueden trabajar desde cualquier parte del mundo. Suele ser ideal para empresas del sector tecnológico.

El tercer modelo es el híbrido, que consiste en reformar las oficinas existentes para crear áreas de trabajo que fomenten la colaboración y cooperación entre los empleados, como salas de reuniones y espacios de trabajo más grandes. Los empleados tienen la opción de poder acudir a trabajar a una oficina física, pero también de trabajar de forma remota cuando lo necesiten. Finalmente, el cuarto y último escenario es una reanudación de la actividad convencional tal y como era antes de la pandemia. Este enfoque sería el adecuado para las empresas e industrias que dependen en gran medida del trabajo físico, como el sector de la construcción. 

El auge de los ‘coworkings’ 

Una nueva forma de trabajar está impulsando los espacios de coworking, que tras un primer momento sufriendo las consecuencias de las restricciones ahora vuelven a resurgir con fuerza y, en parte, gracias al auge del teletrabajo.

La pandemia cambia el diseño de los espacios de trabajo adaptándose a nuevas necesidades

Según un informe elaborado por la consultora inmobiliaria Cushman&Wakefield, junto a la asociación de espacios de trabajo flexible ProWork Space, con datos de cierre del pasado septiembre, los espacios de coworking en Madrid ya representan el 1,3% del stock total de oficinas, mientras que en Barcelona el dato sube hasta el 2,6%. Ambas cifras marcan un récord en las dos ciudades, superando las del último mejor año, 2019, cuando el stock de espacios flexibles en Madrid estaba en el 1,2% y el de Barcelona en el 2,4%.

Respecto a la contratación, en el caso de Madrid se han absorbido un total de 8.680 metros cuadrados durante los primeros nueve meses del año, lo que supone un 4% respecto a la superficie total contratada de oficinas y más que triplicar los datos de 2020. En el caso de Barcelona, la cifra llega a los 10.925 metros cuadrados; lo que equivale a un 4,7% sobre el total contratado de enero a septiembre de 2021, y supone un aumento del 126% respecto a 2020. 

Nuevos diseños 

Lo que sí parece claro es que la nueva normalidad traerá una nueva oficina. Para responder a las nuevas necesidades de las compañías, los arquitectos preparan nuevas soluciones que den respuesta a nuevos modelos de trabajo en espacios más abiertos y flexibles. Aumentar espacio y eliminar mesas fijas son dos de los ejes de la nueva tendencia. 

Según el estudio (Y)our Space: Discover your new world of work, realizado por Knight Frank mediante encuestas a 300 profesionales de grandes empresas de todo el mundo, un 47% de las compañías sostienen que en los próximos tres años aumentará la calidad de sus espacios. “No es una medida puramente filantrópica, es una forma efectiva de reducir costes causados por el absentismo o una alta rotación”, agrega la consultora. 

El nuevo espacio, según los creadores del ‘open space’ 

“Tras un año de incertidumbre en pandemia, dos cosas están claras: la oficina va a sobrevivir, pero nunca será como antes”, señala el estudio de arquitectura Clive Wilkinson que, con sede en California, ha sido uno de los grandes impulsores del concepto open space y ha diseñado oficinas como las de Google y Microsoft.

Para los arquitectos existen tres tipos de trabajadores en la era post Covid19: anclas, conectores y navegadores, y cada uno de ellos requiere un tipo de espacio que dé respuesta a sus necesidades.

Mientras que los anclas permanecen en la oficina el total de su jornada y necesitan sitios tranquilos para trabajar, los navegadores pasan por la sede de su empresa muy raramente y cuando lo hacen es para realizar reuniones o interactuar, así que requieren espacios donde se potencie la comunicación. En medio se encuentran los conectores, que dividen su tiempo entre la oficina y el teletrabajo. 

‘Hot spaces’, ‘cool zones’ o ‘in-between’, los arquitectos rediseñan los espacios de trabajo tras la pandemia según el perfil de los empleados que los van a ocupar 

Los arquitectos señalan que, para todos ellos, la oficina tiene objetivos renovados tras el Covid-19. Para ello, Clive Wilkinson ha desarrollado diseños para tres tipos de espacio: activos, quietos y transiciones. 

‘Hot spaces’, ‘cool zones’ e ‘in-between’

Para que se convierta en el centro de la oficina y funcione de condensador social entre los trabajadores, los arquitectos proponen el diseño en forma de plaza. En este espacio se puede trabajar, socializar, comer, ir a por café o asistir a eventos. Esta sala busca convertirse en el corazón de la oficina y conectar a todo tipo de trabajadores.

Para otras actividades que requieran de una alta concentración de personas, el estudio propone el diseño de una sala multifunción, preparada para grandes sesiones de reuniones. Pero todavía afinan más con otros dos diseños preparados para la interacción: la sala de pitch, preparada para conseguir un efecto wow entre los espectadores de la exposición, y un hub de cocreación, un espacio preparado para realizar tormentas de ideas.

Explotar la interacción no debe olvidar el trabajo individual y los trabajadores tipo ancla van a necesitar zonas tranquilas para desarrollar su trabajo diario. Para ello, los arquitectos proponen crear una sala con escritorios que sean cómodos, organizados en bloques de 25 rechazando el modelo de oficina abierta que deja poco espacio a la concentración.

Para suplir las ventajas de la oficina abierta, Clive Wilkinson propone la creación de una sala librería, donde aún reine el silencio y haya espacio para la concentración, pero sea posible el trabajo en equipo. Los otros espacios tranquilos que propone el estudio son cabinas insonorizadas para conversar o realizar videollamadas y una sala de bienestar donde poder descansar en silencio.

Telefónica o Desigual han comenzando a ensayar la semana de cuatro días

En la nueva oficina no todo es blanco o negro, y los arquitectos también han dejado hueco para las transiciones. El primer diseño del bloque es para la recepción, la tarjeta de presentación de la oficina. Para este espacio propone ndos zonas de recepción diferenciadas, una donde se realicen controles de identidad y seguridad y otra donde empleados y visitantes puedan interactuar. 

Una vez dentro de la oficina los arquitectos proponen la creación de un oasis con zonas interiores y exteriores que incorpore verde para ayudar a aliviar la fatiga mental. Para dentro de la oficina uno de los espacios que ha diseñado el estudio es la avenida, una zona multifuncional y dinámica para la circulación que potencie los encuentros fortuitos y donde los trabajadores de navegadores y conectores puedan encontrarse. 

La zona cuenta con espacios de trabajo informales donde instalar el ordenador para charlas prereuniones o concretar charlas fortuitas. Además, este espacio cuenta con taquillas y puntos de almacenamiento para que sea el primer espacio de entrada y salida. Por último, Clive Wilkinson propone la creación de cabinas para las conversaciones one-to-one. 

Cuatro días 

Más o menos híbrido o con unos espacios u otros, lo cierto es que el regreso a la oficina pasará por menos tiempo presencial en los edificios corporativos, especialmente a medida que la jornada laboral de cuatro días se imponga.

El grupo de telecomunicaciones Telefónica y la compañía de distribución de moda Desigual son dos de las pioneras en España. El pasado octubre, Telefónica regresó a su sede corporativa, tras unos meses en que, después del confinamiento, organizó a sus equipos en burbujas que acudían presencialmente en semanas alternas. De todo el personal, un pequeño grupo formado por unos 150 empleados se sumó a una prueba piloto de semana laboral de cuatro días, un total de 32 horas concentradas de lunes a jueves.

Desigual, por su parte, introdujo a finales de año la jornada laboral de cuatro días, siendo uno de ellos en forma de teletrabajo. Esta medida, que fue sometida a votación por parte de su plantilla, ha afectado a un total de 502 empleados de oficinas centrales (la plantilla total del grupo asciende a 2.700 personas), que han visto reducida su jornada laboral semanal en cinco horas, pasando de 39,5 horas semanales actuales a 34,5 horas. El nuevo formato ha implicado una reducción salarial del 13%, pero la empresa ha asumido la mitad de este impacto, de manera que los empleados sólo han percibido una disminución del 6,5%.