Limpieza e IoT: las oficinas se adaptan al Covid-19

Como cada año, EjePrime realiza en las últimas semanas de diciembre un repaso a los últimos doce meses en el negocio del real estate, marcados por el impacto de la pandemia del Covid-19. Análisis macroeconómico de España y el mundo, recorrido por los fenómenos sociales que ha provocado el coronavirus y un recorrido por el impacto en las principales empresas del sector forman el Especial 2020: el negocio del real estate en el año del Covid-19.

Especial 2020: El negocio del real estate en el año del Covid-19

Las oficinas cerraron sus puertas en marzo con el estallido de la pandemia, pero en la desescalada, los espacios de trabajo tuvieron que adaptarse a la nueva normalidad. Las oficinas se vieron obligadas a reinventarse para cumplir nuevos estándares de limpieza, seguridad sanitaria y distanciamiento social. Por ello, las empresas de facility management reajustaron sus servicios para adaptarse al nuevo entorno.

En los primeros meses se apostó por separar los espacios de trabajo a través de maderas o mamparas para hacerlos más seguros, pero estos cambios tienen que aportar funcionalidad a la par que seguridad, así que, al final, la gestión de limpieza y el uso de la tecnología se fue imponiendo.

Las empresas del sector tuvieron que repensar su manera de trabajar para adaptarse a la nueva realidad tanto de propietarios de edificios de oficinas como de las empresas que las ocupan, ya que servicios como higienización de espacios o la comunicación interna ganarán peso. Los puntos calientes de esta gestión se centrarán en las áreas de mayor afluencia de las oficinas como la cocina o las salas de reuniones.

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En las primeras semanas del Covid-19, las empresas se apresuraron a aplicar medidas en el espacio de trabajo que pudieran contrarrestar los efectos del virus. Aunque esas reformas eran de carácter temporal. Directivos del sector apuntaron a que era muy pronto para pensar en reformas a largo plazo que implicaran grandes inversiones y se emplearon en buscar soluciones a corto plazo.

Para hacer subir el valor de los activos las compañías propietarias tienen un nuevo campo de batalla y la obligación de ofrecer a sus inquilinos espacios saludables. Además de rehabilitar los edificios para aumentar la ventilación y crear espacios más funcionales para la nueva normalidad que respeten la distancia de seguridad y cuentan con todas las innovaciones tecnológicas necesarias.

Para ello, desde las agencias de facility management se crearon nuevos tipos de servicios como la toma de temperatura de los empleados o el uso de tecnologías como el Internet of Things (IoT) para cuantificar el uso de espacio de oficinas necesario. Además, desde las compañías especializadas se apostó por una reinvención de los servicios existentes hasta el momento, debido a las nuevas técnicas y tecnología de limpieza o a los nuevos protocolos en mantenimiento.

Estos nuevos servicios pueden encarecer las rentas de las oficinas. Según datos de la consultora Savills Aguirre Newman, las nuevas medidas comportarán un aumento de 0,5 euros por metro cuadrado al mes: en unas oficinas de 300 metros cuadrados, esto supondría un aumento de precio es de 1.800 euros anuales. De todos modos, no está claro durante cuanto tiempo va a influir este factor y apuntan a que el aumento de las rentas no será permanente, sino que una vez superada la crisis sanitaria podría eliminarse.

La gestión de oficinas puede aumentar el precio 0,5 euros por metro cuadrado al mes

La limpieza ha sido el principal caballo de batalla de la nueva normalidad en los espacios de trabajo, por lo que los esfuerzos de las empresas del sector se están centrando en garantizar estos servicios, que se volverán críticos a causa de la pandemia. Por ello, las compañías aumentan la frecuencia en la que se produce la limpieza y la desinfección en los espacios de trabajo.

En gran parte de los casos, asegurar la distancia de seguridad entre los trabajadores pasa por reducir el número de empleados. Sólo en oficinas que ya contaban con es espacios abiertos y diáfanos pudieron conseguir que todos los miembros de la plantilla retornaran a su espacio de trabajo. Aunque no sólo depende del espacio disponible, las oficinas tienen que contar con una buena distribución de los puntos de trabajo.

Por ello, las compañías tuvieron que recolocar mobiliario, situar los empleados haciendo zig-zag, poner pantallas de protección, establecer rutas de paso y mantener un sistema de limpieza exhaustivo.

En los espacios comunes se encontró el principal desafío. Cómo hacer seguros espacios como cafeterías, cocinas, salas de reuniones o salas de descanso fue la gran pregunta del año para la gestión de edificios. La limpieza ha sido el factor principal en todos ellos y las normas a cumplir también han sido esenciales para gestionar la convivencia de forma segura. Otra de las mayores problemáticas que se ha encontrado el facility management es el de los ascensores. Los elevadores de las oficinas han tenido que reducir tanto su espacio que en muchos casos han dejado de ser operativos, convirtiéndose en uno de los grandes escollos para la vuelta a los espacios de trabajo tras la desescalada.

Las oficinas han tenido que buscar alternativas para seguir funcionando

Ante todos estos supuestos, es difícil apuntar a un modelo de gestión de espacios. Las grandes oficinas afrontan problemáticas muy diferentes a la de un pequeño espacio de trabajo que, aunque con menos espacio disponible, puede ser más manejable para los propietarios. Esta nueva realidad provocó que las compañías aumentaran su presupuesto en asset management y pusieran en el centro la seguridad del trabajador.Hasta la pandemia, la gestión de espacios de trabajo había sido relegado a un segundo plano dentro de la oficina.

Además de asegurar su salubridad y las mejores condiciones posibles para el empleado, desde las compañías de facility management se trabaja sobre la intensidad de la luz, el control de las cámaras de vigilancia o hasta servicios como recoger al cliente del aeropuerto. Con ello, las compañías son capaces de reducir el número de proveedores, simplificar la facturación o tener un mantenimiento controlado de los activos.

Un segmento que notó con fuerza la preocupación ante la seguridad de los espacios de trabajo fueron los centros de trabajo flexible. Los operadores de coworking también realizaron reformas en sus centros y en algunos casos aprovecharon las salas de reuniones, más grandes, para ampliar el número de puntos de trabajo y la capacidad máxima del centro.

Esta crisis impactará directamente en el networking, uno de los principales atractivos de los espacios de coworking para las pequeñas y medianas empresas, ya que el distanciamiento social imposibilita los actos y reuniones multitudinarios. Por ellos las empresas optaron por impulsar la digitalización y optaron por instalar zonas de reuniones virtuales. 

Otras de las medidas que se implantaron en las oficinas fue la instalación de puntos que contaran con dispensadores de gel hidroalcohólico, toallitas y papeleras con tapa y pedal para que los usuarios y visitantes puedan mantener las condiciones de higiene necesarias.

Más allá de la oficina

La mejora de las condiciones del espacio no ha sido una competencia exclusiva de las oficinas y los espacios de coworking. Coliving, residencias de estudiantes o centros comerciales también tuvieron que mejorar sus espacios a raíz de la crisis del Covid-19. Todos estos espacios tuvieron que adaptarse para mejorar la seguridad ante la pandemia.

Los centros comerciales, que durante gran parte de los meses del año sufrieron restricciones, han tenido que realizar controles de aforo y aumentar la limpieza para poder continuar operando con relativa normalidad.

Para ello, muchas instalaciones optaron por instaurar diferentes tecnologías que faciliten la gestión, como cámaras de seguridad que controlen el número de personas con las que cuenta el recinto o servicios de limpieza y desinfección digitalizados que funcionan de forma automática cuando se requiere.

En el caso de residencias de estudiantes y coliving se realizaron cambios en las instalaciones para asegurar una convivencia segura restringiendo el uso de los espacios comunes y aumentando los servicios de limpieza y desinfección. De todos modos, las residencias de estudiantes han sido uno de los espacios más perjudicados ante el Covid-19, ya que gran parte de los estudiantes que ocupaban las instalaciones volvieron a sus domicilios debido a la crisis sanitaria.

Una mayor complejidad la tuvieron las residencias para personas de la tercera edad. Estas instalaciones alojan un colectivo de riesgo ante el coronavirus y fueron un foco de infecciones durante la primera ola del Covid-19. Para asegurar la seguridad de los inquilinos, las compañías optaron por la instalación de mamparas u otras barreras físicas y un control estricto del aforo.